Основная цель проекта — создание эффективной системы управления бизнес-процессами и последующей автоматизацией через внедрение Битрикс24. Это позволяет:

1. Оптимизировать и структурировать процессы.
2. Повысить прозрачность и управляемость работы.
3. Автоматизировать ключевые бизнес-процессы.
4. Интегрировать систему Битрикс24 с 1С для сквозного учета данных.

Первый шаг на пути к внедрению автоматизации — это детальный бизнес-анализ. Он включает:

• Аудит текущих процессов: Исследование существующих бизнес-процессов для выявления их эффективности, узких мест и потенциальных рисков. Т.к. компания на рынке недавно, описанных текущих бизнес-процессов нет, так же как и документации, с которой можно работать.
• Определение целей и задач: Совместно с ключевыми сотрудниками определяются основные потребности и проблемы, которые предстоит решить.
• Анализ требований: Определение функциональных требований к будущей системе автоматизации, на основе которых будет построена дальнейшая работа.

Интервью с сотрудниками компании помогают выявить реальные проблемы и потребности, а также лучше понять текущие процессы:

• Сбор информации о рабочих задачах и проблемах: Каждый отдел имеет свои особенности работы и трудности, которые важно учитывать при проектировании процессов.
• Определение путей оптимизации: На основе предложений сотрудников разрабатываются улучшенные методы выполнения задач.

На данном этапе разрабатываются бизнес-процессы, охватывающие ключевые направления деятельности компании, а также составляются регламенты, определяющие правила работы.

• Верхнеуровневый бизнес-процесс: Определение основных этапов и задач компании, которые составляют общую цепочку создания ценности.
• Разработка вложенных бизнес-процессов: Детализация каждого этапа верхнеуровневого процесса, что позволяет понять более конкретные задачи и их взаимосвязи.
• Создание регламентов: Документирование правил выполнения задач, которые обеспечивают стандартизацию процессов и минимизируют возможность ошибок.

Настройка системы Битрикс24 включает адаптацию платформы под потребности компании, автоматизацию процессов и создание инструментов для управления задачами.

• Настройка воронок продаж и тоннелей: Подготовка этапов воронки для управления взаимоотношениями с клиентами, начиная от первичного контакта до заключения сделки. Так же отдельная воронка по сбору обратной связи после завершения проекта.
• Настройка воронки тендеров: Организация и контроль участия в тендерах, отслеживание статусов и результатов.
• Настройка ролей и прав доступа: Настройка доступа к информации, ограничение копирования и удаления данных.
• Настройка шаблонов документов и отчетов: Вывод коммерческих предложений, договоров, счетов и актов в автоматическом режиме
• Создание воронки квалификации лидов: Автоматизация процесса определения приоритетных клиентов и распределения ресурсов на обработку наиболее перспективных лидов.
• Настройка телефонии: Интеграция телефонии с Битрикс24 для автоматического учета всех взаимодействий с клиентами и повышения качества обслуживания.
• Смарт-процессы:
  • Смарт-процесс разработки КП: Автоматизация процесса разработки коммерческого предложения с многоуровневым контролем.
  • Смарт-процесс одобрения контрагентов: Настройка процедур проверки и одобрения новых контрагентов.

Подробнее о настройке и внедрении Битрикс24 можно узнать по ссылке

Интеграция между Битрикс24 и системой 1С обеспечивает сквозной учет данных, что позволяет автоматически обновлять информацию в обеих системах и синхронизировать процессы:

• Обмен данными: Автоматическая синхронизация данных о клиентах, сделках, заказах и финансовых операциях.
• Синхронизация статусов и информации: Информация об изменениях статусов и этапов сделок передается между Битрикс24 и 1С в реальном времени.
• Автоматизация учета: Автоматизация бухгалтерского учета, что позволяет снизить риск ошибок и повысить точность данных.

Завершающий этап проекта — внедрение настроенной системы Битрикс24 в работу компании:

• Тестирование системы: Пилотное использование системы в реальных условиях для выявления возможных недочетов и их исправления.
• Обучение сотрудников: Проведение обучающих мероприятий и тренингов для персонала, чтобы все пользователи могли эффективно использовать возможности системы.
• Оптимизация по результатам тестирования: Внесение корректировок в настройки системы на основании обратной связи от сотрудников.

Проект по разработке бизнес-процессов и регламентов с последующей настройкой Битрикс24 принес компании следующие результаты:

1. Повышение прозрачности и управляемости: Благодаря четко структурированным бизнес-процессам и автоматизированным смарт-процессам.
2. Снижение операционных затрат: Автоматизация рутинных задач позволила сократить административные расходы и уменьшить количество ошибок.
3. Увеличение эффективности сотрудников: Настройка смарт-процессов освободила сотрудников от выполнения рутинных задач и позволила им сосредоточиться на более важных направлениях.
4. Синхронизация данных между системами: Интеграция с 1С обеспечила сквозной учет данных и уменьшила потребность в ручной обработке информации.
5. Улучшение взаимодействия между подразделениями: Настройка бизнес-процессов и их автоматизация повысили уровень координации между различными отделами компании.

p.s.: Было несколько подходов к разработке бизнес-процессов и регламентов до нашего участия. Все они были приостановлены. Каждая остановка усиливала мнение сотрудников, что инициатива не будет доведена до логического завершения. Поэтому команда внедрения постоянно сталкивалась с нежеланием сотрудников помогать и тратить свое время.

Реализация проекта заняла 11 месяцев, где разработка - 5 месяцев, внедрение - 6 месяцев.